Informacija apie asmens duomenų tvarkymą

 

INFORMACIJA APIE ASMENS DUOMENŲ TVARKYMĄ

 

Atsižvelgiant į tai, kad:

  • nuo 2018 m. gegužės 25 d. pradėtas tiesiogiai taikyti  2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) Nr. 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (toliau – Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas);
  • be kitų reikalavimų Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas įpareigoja duomenų valdytojus tvarkyti duomenis skaidriai, t. y. tinkamai informuoti duomenų subjektus apie jų duomenų tvarkymo tikslus bei teises;
  • asmens duomenys suprantami kaip bet kokia informacija apie fizinį asmenį, kurio tapatybė nustatyta arba kurio tapatybę galima tiesiogiai arba netiesiogiai nustatyti, visų  pirma pagal identifikatorių, kaip antai vardą ir pavardę, el. pašto adresą, asmens kodą, telefono numerį, buvimo vietos duomenis ir interneto identifikatorių arba pagal vieną ar kelis to fizinio asmens fizinės, fiziologinės, genetinės, psichinės, ekonominės, socialinės ar kultūrinės tapatybės požymius;
  • Biudžetinė įstaiga „Biudžetinių įstaigų buhalterinė apskaita“ (toliau – BĮBA) vykdo Vilniaus miesto savivaldybės biudžetinių švietimo, sporto ir kultūros įstaigų (toliau – Savivaldybės įstaigos) finansinių-ūkinių operacijų buhalterinę apskaitą pagal sudarytą buhalterinės apskaitos tvarkymo sutartį, patvirtintą Vilniaus miesto savivaldybės švietimo, kultūros ir sporto departamento direktoriaus 2016-09-28 įsakymu Nr. A15-1694/16 (2.1.4-KS) ir papildytą 2016-11-09 įsakymu Nr. A15-2051/16 (2.1.4E-KS) sutartį (toliau – Sutartis);
  • sutarties vykdymo metu BĮBA gauna ir tvarko Savivaldybės įstaigų darbuotojų, paslaugų ar prekių tiekėjų-fizinių asmenų, nuomininkų, švietimo, sporto ar kultūros įstaigas lankančių vaikų ir jų tėvų asmens duomenis;
  • BĮBA taip pat teikia Savivaldybės įstaigoms savo darbuotojų asmens duomenis, kurių tvarkymui Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas taip pat numato papildomų reikalavimų.

Tęsiant bendradarbiavimą tarp Šalių (t. y. BĮBA ir Jūsų kaip Savivaldybės įstaigos, kurios buhalterinę  apskaitą tvarko BĮBA), vykdant Šalių sudarytą Sutartį, informuojame apie BĮBA gaunamus ir tvarkomus asmens duomenis:

 

1.Asmens duomenų tvarkymo tikslas ir teisinis pagrindas: Savivaldybės įstaigų darbuotojų, klientų –  fizinių asmenų, švietimo, sporto ar kultūros įstaigas lankančių vaikų ir jų tėvų asmens duomenų tvarkymo teisėtumas grindžiamas būtinybe:

–   tinkamai vykdyti Sutartį ir įgyvendinti iš Sutarties kylančias teises ir pareigas;

–   įgyvendinti Vilniaus miesto savivaldybės tarybos 2017 m. gegužės 31 d. sprendimu Nr. 1-968 patvirtintuose Biudžetinės  įstaigos  „Biudžetinių įstaigų buhalterinė apskaita“ nuostatuose numatytus tikslus, uždavinius ir funkcijas;

–   vykdyti Lietuvos Respublikos įstatymuose nustatytas teisines prievoles (įskaitant mokesčių, socialinio draudimo, statistikos duomenų teikimo, biudžetinių įstaigų kontrolės srityje taikomus reikalavimus).

BĮBA ir Savivaldybės įstaigų darbuotojų, pasitelkiamų Sutarčiai vykdyti, asmens duomenų perdavimas Šalims grindžiamas būtinybe vykdyti Sutartį, taip pat užtikrinti bendradarbiavimą ir palaikyti ryšį tarp Šalių.

2.Duomenų saugojimo laikotarpis Tiek, kiek reikalaujama pagal Lietuvos Respublikos įstatymus ir kiek reikia Šalių įsipareigojimams pagal Sutartį vykdyti. Pasibaigus sutarčiai, duomenys gali būti tvarkomi ir saugomi senaties laikotarpį.
3.Duomenų subjektų kategorijos
  • Savivaldybės įstaigų personalas (darbuotojai)
  • Savivaldybės švietimo, sporto ar kultūros įstaigą  lankantys vaikai ir jų tėvai
  • Savivaldybės įstaigų klientai (fiziniai asmenys, teikiantis prekes, darbus  ar paslaugas, nuomininkai,  kiti bendradarbiaujantys asmenys)
  • Darbuotojai, pasitelkiami  Sutarčiai vykdyti

 

4.Asmens duomenų kategorijos BĮBA gaunami ir tvarkomi šie Savivaldybės įstaigų personalo duomenys:

  • vardas ir pavardė
  • gimimo data
  • asmens kodas
  • banko sąskaitos, į kurią yra pervedamas darbo užmokestis, numeris
  • socialinio draudimo pažymėjimo numeris
  • asmens tapatybės dokumento duomenys
  • informacija apie darbuotojo turimą išsilavinimą ir įgytą kvalifikaciją
  • darbo užmokesčio informacija
  • darbo grafikai ir darbo laikas
  • kasmetinių ir tikslinių atostogų informacija
  • užimamos pareigos, informacija apie darbinę veiklą
  • pareigybės lygis
  • kvalifikacinė kategorija
  • vadovaujamo darbo patirtis (metai)
  • profesinė darbo patirtis/pedagoginis darbo stažas
  • pareiginės algos pastoviosios dalies bazinio dydžio koeficientas,  kintamosios dalies koeficientas ir jų didinimas
  • etato dydis
  • maitinimosi ugdymo įstaigoje duomenys
5.Asmens duomenų kategorijos BĮBA gaunami ir tvarkomi šie Savivaldybės švietimo, sporto ar kultūros įstaigas  lankančių vaikų ir jų tėvų duomenys:

I. lankančio  Savivaldybės įstaigą vaiko duomenys:

  • vardas, pavardė
  • gimimo data
  • įstaigos, kurią lanko vaikas, pavadinimas ir grupės pavadinimas
  • duomenys apie įstaigos lankomumą
  • duomenys apie nuolaidų ir lengvatų suteikimą

·         socialiai remiamų mokinių išlaidų pusryčiams ir pietums duomenys

II. duomenys apie Savivaldybės įstaigą lankančio vaiko tėvus:

  • vardas, pavardė
  • mokėjimai už suteiktas ugdymo paslaugas
  • įsiskolinimo už suteiktas paslaugas informacija
  • banko sąskaitos numeris
  • atliktų bankinių mokėjimų išrašai
  • informacija apie šeimyninę padėtį ir/ar socialinių pašalpų gavimo faktą (nuolaidų taikymo atveju)
  • asmens kodas, gyvenamosios vietos adresas, kontaktinis tel. ir el. paštas (suteiktas duomenų subjekto valia,  teikiant BĮBA prašymus)
6.Asmens duomenų kategorijos BĮBA gaunami ir tvarkomi šie Savivaldybės įstaigų klientų (fizinių asmenų) duomenys:

  • vardas, pavardė
  • asmens kodas
  • banko sąskaitos numeris
  • informacija apie teikiamas paslaugas
  • mokėjimų ir įsiskolinimo informacija
  • individualios veiklos ar verslo liudijimo dokumento duomenys
7.Asmens duomenų kategorijos Šalių gaunami ir tvarkomi darbuotojų, pasitelkiamų Sutarčiai vykdyti, duomenys:

  • vardas ir pavardė
  • asmens kodas
  • pareigos
  • kompetencija ir ar suteikti įgaliojimai
  • el. pašto adresas
  • telefono numeris
8.Duomenų gavėjai
  • šalių darbuotojai, pasitelkiami Sutarčiai vykdyti
  • BĮBA darbuotojai
  • įgalioti Vilniaus miesto savivaldybės darbuotojai
  • Vilniaus miesto savivaldybės administracijos švietimo, kultūros ir sporto departamentas
  • auditą ar kitą veiklos kontrolę vykdantys asmenys
  • Valstybinio socialinio draudimo fondo valdyba
  • Valstybinė mokesčių inspekcija
  • Lietuvos statistikos departamentas
  • informacinių sistemų, kurias BĮBA naudoja, tiekėjai ir prižiūrėtojai
  • advokatai ar kiti juridines paslaugas teikiantys asmenys, atstovaujantys vieną iš Šalių ginčuose su atitinkamu fiziniu asmeniu
  • bankai
  • kiti asmenys ir/ar institucijos, pagal Lietuvos Respublikos įstatymus turinčios teisę susipažinti ar reikalauti pateikti atitinkamus duomenis
  • šalių pasitelkiami kiti partneriai, susiję su Sutarties vykdymu